Membuat email baru adalah tindakan membuat pesan elektronik baru dalam sistem email. Biasanya dilakukan dengan mengklik tombol atau tautan “Buat Email Baru” di antarmuka email.
Membuat email baru sangat penting untuk memulai komunikasi melalui email. Ini memungkinkan pengguna untuk menyusun dan mengirim pesan ke penerima yang diinginkan. Membuat email baru juga memungkinkan pengguna untuk melampirkan file, gambar, atau tautan ke pesan.
Secara historis, email pertama dikirim pada tahun 1971 oleh Ray Tomlinson. Sejak saat itu, email telah menjadi salah satu bentuk komunikasi paling umum di dunia.
buat email baru
Membuat email baru adalah tugas penting dalam komunikasi elektronik. Ada beberapa aspek penting yang perlu dipertimbangkan saat membuat email baru:
- Tujuan: Tentukan tujuan email, apakah untuk komunikasi formal, informal, atau untuk berbagi informasi.
- Penerima: Tentukan penerima email dan pastikan alamat emailnya sudah benar.
- Baris Subjek: Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas yang merangkum isi email.
- Isi Email: Susun isi email dengan jelas dan terstruktur, menggunakan paragraf dan poin-poin jika perlu.
- Lampiran: Jika perlu, lampirkan file atau gambar yang relevan ke email.
- Tanda Tangan: Sertakan tanda tangan email yang berisi nama dan informasi kontak Anda.
- Pemeriksaan: Sebelum mengirim email, periksa kembali ejaan, tata bahasa, dan kelengkapannya.
Dengan mempertimbangkan aspek-aspek ini, Anda dapat membuat email baru yang efektif dan profesional. Misalnya, baris subjek yang jelas akan membantu penerima memahami isi email dengan cepat, sementara tanda tangan yang menyertakan informasi kontak Anda akan memudahkan penerima untuk menghubungi Anda jika diperlukan. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, Anda dapat memastikan bahwa email Anda diterima dengan baik dan mencapai tujuan yang diinginkan.
Tujuan: Tentukan tujuan email, apakah untuk komunikasi formal, informal, atau untuk berbagi informasi.
Menentukan tujuan email sangat penting karena akan memengaruhi nada, gaya bahasa, dan struktur email. Email formal biasanya digunakan untuk komunikasi bisnis atau profesional, dan harus ditulis dengan nada yang sopan dan profesional. Email informal dapat digunakan untuk komunikasi pribadi atau kasual, dan dapat ditulis dengan nada yang lebih santai. Email untuk berbagi informasi harus jelas dan ringkas, dan harus berfokus pada penyampaian informasi secara efektif.
Dengan menentukan tujuan email terlebih dahulu, Anda dapat memastikan bahwa email yang Anda buat sesuai untuk tujuan yang diinginkan. Hal ini akan membantu meningkatkan efektivitas komunikasi Anda dan memastikan bahwa pesan Anda diterima dengan baik oleh penerima.
Penerima: Tentukan penerima email dan pastikan alamat emailnya sudah benar.
Menentukan penerima email dan memastikan alamat emailnya sudah benar merupakan aspek penting dalam membuat email baru. Tanpa penerima yang jelas, email tidak akan dapat dikirim dan pesan tidak akan terkirim. Oleh karena itu, penting untuk berhati-hati saat memasukkan alamat email penerima untuk memastikan bahwa email tersebut sampai ke orang yang dituju.
Selain itu, menentukan penerima email juga memungkinkan pengirim untuk menyesuaikan isi email sesuai dengan penerima. Misalnya, pengirim dapat menggunakan nada yang lebih formal untuk komunikasi bisnis atau nada yang lebih kasual untuk komunikasi pribadi. Dengan mengetahui siapa penerima email, pengirim dapat membuat email yang relevan dan efektif.
Baris Subjek: Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas yang merangkum isi email.
Baris subjek merupakan komponen penting dari sebuah email baru karena memberikan gambaran singkat tentang isi email kepada penerima. Baris subjek yang jelas dan ringkas akan membantu penerima memutuskan apakah akan membuka dan membaca email tersebut. Selain itu, baris subjek yang efektif dapat membantu email menonjol di kotak masuk yang ramai, sehingga meningkatkan kemungkinan email tersebut dibaca.
Baris subjek yang baik harus merangkum isi email secara akurat, menggunakan kata-kata kunci yang relevan dan menghindari penggunaan kata-kata yang tidak perlu. Panjang baris subjek sebaiknya tidak lebih dari 50 karakter, agar dapat ditampilkan dengan lengkap di sebagian besar klien email. Dengan mengikuti pedoman ini, Anda dapat membuat baris subjek yang efektif yang akan membantu meningkatkan efektivitas email baru Anda.
Isi Email: Susun isi email dengan jelas dan terstruktur, menggunakan paragraf dan poin-poin jika perlu.
Isi email merupakan bagian terpenting dari sebuah email baru karena berisi pesan yang ingin disampaikan kepada penerima. Isi email yang jelas dan terstruktur akan memudahkan penerima untuk membaca dan memahami isi email, serta membantu penerima mengambil tindakan yang diinginkan.
-
Struktur yang Jelas
Isi email harus memiliki struktur yang jelas, dengan paragraf yang tertata rapi dan poin-poin yang digunakan untuk menyoroti informasi penting. Struktur yang jelas akan membantu penerima mengikuti alur pemikiran pengirim dan memahami isi email dengan mudah.
-
Penggunaan Bahasa yang Tepat
Bahasa yang digunakan dalam isi email harus sesuai dengan tujuan email dan penerima. Untuk email formal, gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Untuk email informal, gunakan bahasa yang lebih santai dan sesuai dengan hubungan pengirim dan penerima.
-
Penyampaian yang Singkat dan Padat
Isi email harus disampaikan dengan singkat dan padat, tanpa bertele-tele. Hindari penggunaan kalimat yang berbelit-belit dan fokus pada penyampaian informasi yang penting saja. Penerima akan lebih cenderung membaca dan memahami isi email yang singkat dan padat.
-
Penggunaan Visual
Dalam beberapa kasus, penggunaan visual seperti gambar, tabel, atau grafik dapat membantu memperjelas isi email. Visual dapat membantu penerima memahami data atau informasi yang kompleks dengan lebih mudah.
Dengan memperhatikan aspek-aspek di atas, Anda dapat menyusun isi email yang jelas, terstruktur, dan efektif. Hal ini akan meningkatkan efektivitas komunikasi email Anda dan memastikan bahwa pesan Anda diterima dengan baik oleh penerima.
Lampiran: Jika perlu, lampirkan file atau gambar yang relevan ke email.
Melampirkan file atau gambar yang relevan ke email dapat meningkatkan efektivitas komunikasi email baru. Lampiran dapat memberikan informasi tambahan yang tidak dapat disampaikan secara efektif dalam teks email saja, seperti dokumen, gambar, atau spreadsheet.
File yang dilampirkan dapat mendukung atau memperjelas poin-poin yang dibuat dalam isi email. Misalnya, jika Anda mengirim email tentang laporan keuangan, Anda dapat melampirkan file spreadsheet yang berisi data keuangan terperinci. Atau, jika Anda mengirim email tentang rencana pemasaran, Anda dapat melampirkan file presentasi yang menguraikan strategi pemasaran secara visual.
Dengan melampirkan file yang relevan, Anda dapat memberikan penerima informasi yang lebih lengkap dan komprehensif. Hal ini dapat membantu penerima memahami isi email dengan lebih baik, mengambil keputusan yang lebih tepat, atau mengambil tindakan yang diperlukan.
Tanda Tangan: Sertakan tanda tangan email yang berisi nama dan informasi kontak Anda.
Tanda tangan email merupakan bagian penting dari email baru karena memberikan informasi kontak pengirim kepada penerima. Tanda tangan email yang baik harus menyertakan nama lengkap pengirim, jabatan, nama perusahaan, alamat email, dan nomor telepon. Dengan menyertakan tanda tangan email, penerima dapat dengan mudah menghubungi pengirim jika memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut.
Selain itu, tanda tangan email juga dapat berfungsi sebagai alat pemasaran. Tanda tangan email yang dirancang dengan baik dapat mempromosikan bisnis atau layanan pengirim, dan dapat membantu membangun kredibilitas dan kepercayaan dengan penerima. Oleh karena itu, penting untuk membuat tanda tangan email yang profesional dan informatif yang mencerminkan identitas dan tujuan bisnis pengirim.
Pemeriksaan: Sebelum mengirim email, periksa kembali ejaan, tata bahasa, dan kelengkapannya.
Pemeriksaan sebelum mengirim email merupakan langkah penting dalam membuat email baru yang efektif dan profesional. Email yang berisi kesalahan ejaan, tata bahasa, atau informasi yang tidak lengkap dapat memberikan kesan negatif pada penerima dan menurunkan kredibilitas pengirim. Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa kembali email sebelum mengirimnya untuk memastikan bahwa email tersebut bebas dari kesalahan dan berisi semua informasi yang diperlukan.
Pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dapat dilakukan dengan menggunakan fitur pemeriksa ejaan dan tata bahasa yang tersedia di sebagian besar program email. Pemeriksaan kelengkapan dapat dilakukan dengan memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan, seperti alamat email penerima, baris subjek, dan isi email, telah disertakan dalam email.
Dengan melakukan pemeriksaan menyeluruh sebelum mengirim email, pengirim dapat memastikan bahwa email yang dikirimkan jelas, profesional, dan memberikan kesan positif pada penerima. Hal ini akan meningkatkan efektivitas komunikasi email dan membantu pengirim membangun hubungan yang baik dengan penerima.
Pertanyaan Umum tentang Pembuatan Email Baru
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum dan jawabannya tentang cara membuat email baru:
Pertanyaan 1: Bagaimana cara membuat email baru?
Jawaban: Untuk membuat email baru, Anda perlu mengklik tombol atau tautan “Buat Email Baru” yang biasanya terdapat di antarmuka email Anda. Setelah itu, Anda dapat mengisi kolom penerima, menulis baris subjek, menyusun isi email, dan melampirkan file jika diperlukan.
Pertanyaan 2: Apa saja informasi yang harus disertakan dalam email baru?
Jawaban: Informasi yang harus disertakan dalam email baru meliputi alamat email penerima, baris subjek yang jelas dan ringkas, isi email yang jelas dan terstruktur, serta tanda tangan email yang menyertakan nama dan informasi kontak Anda.
Pertanyaan 3: Bagaimana cara mengirim email baru?
Jawaban: Setelah Anda selesai menyusun email baru, Anda dapat mengklik tombol “Kirim” yang biasanya terdapat di bagian bawah antarmuka email. Email Anda akan dikirim ke penerima yang dituju.
Pertanyaan 4: Apa yang harus dilakukan jika email baru tidak terkirim?
Jawaban: Jika email baru tidak terkirim, periksa kembali apakah alamat email penerima sudah benar, apakah Anda memiliki koneksi internet yang stabil, dan apakah ukuran file lampiran tidak melebihi batas yang diizinkan.
Dengan memahami cara membuat email baru dan informasi yang harus disertakan di dalamnya, Anda dapat membuat email yang efektif dan profesional yang akan membantu Anda berkomunikasi dengan jelas dan efisien.
Selanjutnya, kita akan membahas tentang netiket atau etika dalam berkomunikasi melalui email.
Tips Membuat Email Baru yang Efektif
Membuat email baru yang efektif dan profesional sangat penting dalam komunikasi melalui email. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda membuat email yang jelas, ringkas, dan berdampak:
Tips 1: Tentukan Tujuan Email
Sebelum membuat email, tentukan tujuan Anda. Apakah Anda ingin menyampaikan informasi, meminta tindakan, atau membangun hubungan? Menentukan tujuan akan membantu Anda menyusun email yang sesuai dan efektif.
Tips 2: Tulis Baris Subjek yang Jelas
Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat penerima email. Tulis baris subjek yang jelas dan ringkas yang merangkum isi email Anda. Hindari menggunakan baris subjek yang terlalu umum atau terlalu panjang.
Tips 3: Susun Isi Email dengan Terstruktur
Susun isi email Anda dengan jelas dan terstruktur. Gunakan paragraf yang pendek dan jelas, serta poin-poin untuk menyoroti informasi penting. Hindari menggunakan bahasa yang bertele-tele atau jargon yang tidak dapat dipahami penerima.
Tips 4: Gunakan Bahasa yang Sesuai
Gunakan bahasa yang sesuai dengan tujuan email dan penerima Anda. Untuk email formal, gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Untuk email informal, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih santai dan sesuai dengan hubungan Anda dengan penerima.
Tips 5: Sertakan Tanda Tangan Email
Sertakan tanda tangan email di bagian akhir email Anda. Tanda tangan email harus berisi nama lengkap Anda, jabatan, nama perusahaan, alamat email, dan nomor telepon. Hal ini akan memudahkan penerima untuk menghubungi Anda jika memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut.
Tips 6: Periksa Email Sebelum Mengirim
Sebelum mengirim email, periksa kembali ejaan, tata bahasa, dan informasi yang disertakan. Pastikan Anda telah menyertakan semua informasi yang diperlukan dan tidak ada kesalahan dalam email Anda. Hal ini akan memberikan kesan profesional dan meningkatkan kredibilitas Anda.
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat email baru yang efektif dan profesional yang akan membantu Anda berkomunikasi dengan jelas dan efisien.
Selain tips di atas, penting juga untuk memperhatikan netiket atau etika dalam berkomunikasi melalui email. Netiket meliputi hal-hal seperti menggunakan nada yang sopan, menghindari penggunaan huruf kapital secara berlebihan, dan menghormati privasi penerima.
Youtube Video:
